Organisatieontwikkeling? Brandjes blussen is veel leuker!

“En hoe staat het met die notitie over de gevolgen van AVG voor aangepaste workflow?... Oké, wanneer heb je die af? Kan die volgend overleg op de agenda? Mooi. En over die procedure,… niet aan toegekomen? Jammer, wanneer eh..? Ik? Nee, die updates ben ik niet aan toegekomen. Goed dat je het zegt, ik zal er komende week mee aan de slag gaan…”

Herken je dat?

Het is razend druk, je werkt je een slag in de rondte en als je dan de actielijst van het teamoverleg (project, afdeling) erbij pakt, ben je aan veel niet toegekomen. Uitermate onbevredigend… Of toch niet? Want je hebt wel veel vragen beantwoord en collega's en klanten tevreden gesteld.

Inspelen op vragen en die ad hoc oplossen is veel dynamischer. Je komt direct in actie, je hebt onmiddellijk resultaat en de behoefte van de vragensteller is bevredigd.  Wat wil je nog meer? Maar als je je vooral richt op brandjes blussen en geen tijd besteed aan preventie, dan neemt het aantal brandjes toe, de werkdruk wordt hoger, de chaos groter en de samenhang gaat steeds meer verloren.

Om organisatieverandering te kunnen realiseren is overzicht en samenhang nodig. Overzicht zodat je grip krijgt op wat er staat te gebeuren. Samenhang zodat er een logisch geheel ontstaat. Daarmee creëer je een context die structuur en rust geeft.

Wil je dus echt iets voor elkaar krijgen, dan is een cultuur van brandjes blussen niet effectief. Ik hoor je denken: moeten er dan helemaal geen brandjes meer geblust worden en gaat dan de dienstverlening niet verloren? Niet alles is toch planbaar en voorspelbaar! Natuurlijk blijft dat nodig, maar het gaat hier vooral om de cultuur. Als iedereen brandjes blijft blussen, houdt niemand zich meer bezig met brandpreventie.

Hoe doorbreek je een cultuur van brandjes blussen?

1. Maak samen met alle betrokkenen een plan.
   Bepaal een duidelijke doelstelling: als voorbeeld neem ik het efficiënter inrichten van de werkprocessen van een team.
   Maak het plan gezamenlijk: Met het team brengen we alle werkprocessen van de afdeling in kaart.  Vervolgens maken we onderscheid in:
   - snel aan te passen processen (quick-wins),
   - werkprocessen waarin veel knelpunten worden ervaren en/of waar veel risico aan zit,
   - werkprocessen die soepel verlopen.
   Zorg voor commitment: nadat alles mooi in kaart was gebracht op flappen en whiteboard kregen alle teamleden vijf stickertjes. Die plakten ze bij de werkprocessen die prioriteit zouden moeten krijgen. De vijf werkprocessen met de meeste stickertjes zijn door het team uitgekozen om te verbeteren in 2018. En ze zijn aan de slag gegaan. Iedereen was blij met het overzicht, de samenhang, de structuur en het resultaat en er is een begin van draagvlak ontstaan voor het doorzetten van de verandering.

2. Realiseer de planning
   Een realistische planning begint met het einddoel voor ogen en de eerste stappen in een overzichtelijke periode. 
   Werk en plan agile: er is nooit één manier die altijd werkt. De werkwijze moet passen bij de aard van het proces en de mogelijkheden van de medewerkers. In het ene proces hebben we heel simpel de oude werkwijze overboord gegooid en zijn we het anders gaan doen. Het was even slikken voor het team, maar het werkte. We hebben het een pilot genoemd, experiment gestart, geëvalueerd, bijgesteld, opnieuw uitgevoerd, geëvalueerd, bijgesteld. Deze cyclus plannen we bij elke evaluatie. Als we tevreden zijn over de nieuwe werkwijze, dan leggen we het nieuwe proces vast.
   In een ander werkproces, met veel externe partijen (buiten het team), hebben we het plan opgedeeld in verschillende fasen. Per fase plannen we maximaal een maand vooruit. Zo vul je afhankelijk van onderwerp, betrokkenen, impact en tijd een planning in die je telkens weer bijstelt, maar wel met het oog op het uiteindelijk gewenste resultaat.
   Gebruik SMART: hulpmiddel bij een heldere planning is de alom bekende formule Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden, oftewel SMART. Let op, het is een hulpmiddel, geen doel op zich. Doe er niet krampachtig over en laat het geen wet van Meden en Perzen worden. Denk ook eens FUZZY, AMORE of MAGIE.

3. Wat... als...
   Zeg eens: Nee. De behoefte om brandjes te blussen blijft bestaan. Er komt een moment dat je moet zeggen: ‘nee, dat doe ik niet, want ik heb andere prioriteiten.’ Als ik dat weleens zeg krijg ik verbaasde reacties: “Ja, heel goed van je natuurlijk, maar…”  Mijn ervaring is dat nee-zeggen als abstracte vaardigheid wel gewaardeerd wordt, maar in de dagelijkse praktijk niet zo gebruikelijk is. Twijfel je of je nee kunt zeggen? Leg het dan voor aan je team of leidinggevende. Of leg uit waarom je nee zegt (aan je collega, team of leidinggevende).
   Bepaal het risico en kies: alles is belangrijk. Maar als je alles tegelijk aanpakt, krijg je niets voor elkaar. Hoe stel je dan prioriteiten? Maak een inschatting van wat er gebeurt als je het niet direct oppakt. Gaat het geld kosten (denk aan boetes)? Gaan er doden of gewonden vallen? Of kan het best een paar weken/maanden wachten? Na deze overwegingen maak je alsnog met elkaar een verstandige keus. En vergeet niet dat sommige problemen zich soms vanzelf oplossen. Echt waar!
   Weekstart: elke week aan het begin even 10 minuten de koppen bij elkaar steken: wat is er afgelopen week gebeurd, wat staat op de planning voor komende week, gaat het lukken, wat is er nodig? Dan houd je een plan levend en actief en blijft iedereen gefocust. De kans dat geplande acties ook daadwerkelijk worden uitgevoerd is groter.